✍Verträge

Er verschickt Dokumente zur Unterschrift und hält fest, was damit passiert ist. Erstellen, versenden, unterschreiben lassen, gegenzeichnen, ablegen — jeder Schritt wird protokolliert, vom Anlegen über das Öffnen durch den Empfänger bis zur Unterschrift.

Die Seite hat zwei Reiter:

• Versände — alles, was hinausgegangen ist oder hinausgehen soll, mit den Zählern Gesamt, Versendet, Ausstehend und Abgeschlossen.
• Vorlagen — Ihre eigenen Dokumente und die vier unverbindlichen Muster.

Welche Dokumente Sie verschicken, entscheiden Sie: Aurora Hive Sales bringt keine fertigen Verträge für ein bestimmtes Geschäft mit, sondern die Werkzeuge, mit denen Sie Ihre eigenen anlegen.

Über Verträge → Reiter „Vorlagen“ → „Neue Vorlage“. Eine Vorlage besteht aus Abschnitten, und jeder Abschnitt aus Absätzen — so, wie ein Vertrag gegliedert ist.

Beim Schreiben stehen Ihnen zur Verfügung:

• Platzhalter, die beim Versenden durch echte Angaben ersetzt werden.
• Textbausteine, die Sie an der Schreibmarke einfügen.
• Eigene Felder, wenn Ihr Vertrag Angaben braucht, die es von Haus aus nicht gibt.

„Vorschau“ zeigt jederzeit, wie das fertige Dokument mit Ihren Firmendaten aussieht. Eine Vorlage lässt sich kopieren — der schnellste Weg zur zweiten Vertragsart ist die erste mit anderem Titel.

Vorlagen anlegen und ändern dürfen Verwalter. Alle anderen sehen sie und verschicken damit.

Eine Stelle im Text, die erst beim Versenden gefüllt wird — etwa der Name des Empfängers oder der vereinbarte Betrag. Im Text sieht das so aus: {{empfaenger.firma}} oder {{betrag}}.

Sie tippen das nicht ab: Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle und klicken Sie den Platzhalter in der Liste an. Er wird dort eingefügt, wo der Mauszeiger zuletzt stand.

Zur Verfügung stehen die Angaben des Empfängers (Firma, Name, Anschrift), Ihre eigenen Firmendaten, die Angaben zum Versand (Betrag, Leistung, Laufzeit, Datum) und alle eigenen Felder, die Sie angelegt haben.

Schreiben Sie einen Platzhalter falsch, meldet die Vorschau ihn als unbekannt, statt ihn still leer zu lassen. Das ist Absicht: Eine leere Stelle im Vertrag fällt beim Empfänger auf, nicht bei Ihnen.

Für Angaben, die nur Ihr Vertrag braucht. Aurora Hive Sales kennt von Haus aus Betrag, Leistung, Laufzeit und Datum — alles darüber hinaus legen Sie selbst an.

Ein eigenes Feld hat vier Angaben:

• Schlüssel — der kurze Name, mit dem Sie es im Text als Platzhalter ansprechen, etwa stunden.
• Beschriftung — was beim Versenden über dem Eingabefeld steht, etwa „Stunden je Woche“.
• Art — Text, Zahl, Datum oder Betrag. Danach richtet sich die Eingabehilfe.
• Pflicht ja/nein.

Ein Pflichtfeld sperrt den Versand zur Unterschrift, solange es leer ist. Das ist die Bremse, die verhindert, dass ein Vertrag mit einer Lücke hinausgeht.

Schlüssel, die es schon gibt (etwa betrag), werden abgelehnt — sonst wüsste niemand mehr, welcher Wert im Dokument landet.

Für alles, was sich über mehrere Vorlagen hinweg wiederholt: Zahlungs- und Kündigungsbedingungen, Datenschutzabsätze, Hinweise, die in jedes Dokument gehören.

Sie pflegen den Text einmal und fügen ihn beim Schreiben einer Vorlage per Klick ein.

Der Unterschied zur Absatz-Anpassung: Ein Textbaustein ist wiederverwendbar, eine Absatz-Anpassung gilt nur für einen einzigen Versand. Was Sie zum dritten Mal von Hand schreiben, gehört als Baustein angelegt.

Was nicht als Baustein taugt: alles, was je Fall anders ist — Beträge, Fristen, Namen. Dafür sind Platzhalter und eigene Felder da.

Ja. „Dokument hochladen“ nimmt eine PDF-Datei oder ein Word-Dokument (.docx) entgegen. Andere Formate werden abgewiesen.

• PDF wird unverändert übernommen. Das ist der zuverlässigste Weg, wenn das Aussehen genau stimmen muss.
• Word wird in ein PDF umgewandelt. Im Regelfall bleibt das Layout dabei erhalten. Gelingt das nicht, wird der Text vereinfacht übernommen — Überschriften, Absätze und Tabellen bleiben, Bilder, Kopf- und Fußzeilen und das Layout gehen verloren. Die Vorlage trägt dann sichtbar den Hinweis, dass sie vereinfacht umgewandelt wurde.

Die sichere Regel: Wenn das Aussehen zählt, laden Sie ein PDF hoch. Aus Word heraus ist das ein Klick („Speichern unter“ → PDF).

Nach dem Hochladen setzen Sie die Unterschriftsfelder auf die Seiten.

Nach dem Hochladen sehen Sie die Seiten des Dokuments als Vorschau. Darauf ziehen Sie die Felder an die richtige Stelle:

• Unterschrift
• Datum
• Name

Jedes Feld gehört entweder dem Empfänger oder Ihrer Seite. Ein gesetztes Feld lässt sich verschieben und an der Ecke größer oder kleiner ziehen. Zum Schluss „Felder speichern“.

Ohne ein Unterschriftsfeld für den Empfänger lässt sich das Dokument nicht versenden — Aurora Hive Sales sagt das, bevor Sie es versuchen. Das ist die wichtigste Bremse in diesem Bereich: Ein Dokument ohne Unterschriftsfeld sieht beim Empfänger aus wie ein Anhang, den man ablegt, nicht wie etwas, das man unterschreibt.

Felder für Ihre Seite sind freiwillig. Sie werden beim Gegenzeichnen gefüllt.

Ja, vier — als Starthilfe, nicht als Rechtsberatung:

• Dienstleistungsvertrag
• Auftragsbestätigung / Angebot zur Unterschrift
• Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, mit Pflichtangaben zu Art der Daten und Kreis der Betroffenen.

Sie sind gelb als Muster gekennzeichnet und schreibgeschützt: Sie lassen sich ansehen und direkt verwenden, aber nicht ändern und nicht löschen. Wollen Sie eigene Formulierungen einsetzen, wählen Sie „Als eigene Vorlage übernehmen“ — dann arbeiten Sie an einer Kopie.

Jedes Muster trägt den Hinweis: Unverbindliches Muster — vor Verwendung rechtlich prüfen lassen. Das ist ernst gemeint. Die Muster sind allgemein gehalten und kennen weder Ihre Branche noch Ihre Verhandlungsposition noch das Recht des Landes, in dem Ihr Gegenüber sitzt.

Über „Neuer Versand“. Der Weg hat vier Schritte:

1. Empfänger suchen. Die Suche geht durch Ihr Adressbuch und übernimmt Name, E-Mail, Firma und Anschrift.
2. Dokumente anklicken. Sie können mehrere in einem Versand bündeln — die Reihenfolge ergibt sich aus der Reihenfolge Ihrer Klicks.
3. Angaben ausfüllen. Welche Felder erscheinen, hängt von den gewählten Vorlagen ab: Betrag, Leistung, Laufzeit, Datum und Ihre eigenen Felder. Pflichtfelder sperren den Versand, solange sie leer sind.
4. Postfach wählen und senden.

Beim Senden haben Sie drei Wege, und die Wahl entscheidet, was sofort passiert:

• Sofort senden — das fertige Dokument geht direkt an den Empfänger.
• Erst einen Entwurf senden — zur Ansicht, ohne Unterschriftenlink.
• Nur anlegen — Sie landen in der Vorschau und können in Ruhe prüfen und Absätze anpassen, bevor etwas hinausgeht.

Weg 3 ist im Zweifel der richtige.

Ja. Die Detailansicht zeigt jedes Dokument genau so, wie der Empfänger es sieht — Textvorlagen als Seite, hochgeladene Dateien als Seitenbilder mit den markierten Feldern.

Was Sie dort noch tun können, solange nicht unterschrieben ist:

• Angaben bearbeiten — Betrag, Datum, eigene Felder.
• Einzelne Absätze anpassen, nur für diesen einen Versand.
• Das PDF je Dokument ansehen.

Sehen Sie die Vorschau immer an, bevor Sie zum ersten Mal mit einer neuen Vorlage verschicken. Im Zusammenhang fällt eine falsche Zahl auf, im Eingabefeld nicht.

Ja, über „Vorschau & Absätze anpassen“ in der Detailansicht. Klicken Sie den Absatz an, ändern Sie ihn — die Vorlage bleibt unberührt. Angepasste Absätze sind gekennzeichnet, „Zurücksetzen“ stellt das Original wieder her.

Der Editor startet mit den Platzhaltern, nicht mit dem schon gefüllten Text; Textbausteine lassen sich auch hier einfügen.

Das ist die richtige Stelle für Sonderabsprachen: Sie ändern das eine Dokument, ohne die Vorlage für alle anderen zu verbiegen.

Nach der Unterschrift ist Schluss — dann sehen Sie die Absätze nur noch an.

Per Link im Browser — ohne Konto, ohne App. Er bekommt den Link per Mail und geht die Dokumente nacheinander durch.

Dabei kann er Firma und Anschrift korrigieren, wenn Sie etwas anders hinterlegt haben als im Handelsregister steht. Unterschrieben wird entweder durch Zeichnen mit Maus oder Finger oder durch Tippen des Namens.

Datum, Uhrzeit und Methode hält Aurora Hive Sales fest. Das ist der Kern des Nachweises: nicht nur, dass unterschrieben wurde, sondern wann und wie.

Am Handy wird eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift selten schön. Das ist rechtlich unerheblich — ein Satz vorab („die Unterschrift muss nicht perfekt aussehen“) nimmt die Unsicherheit.

Sobald die Gegenseite unterschrieben hat, erscheint in der Detailansicht „Jetzt gegenzeichnen“. Alternativ gibt es einen Link, den Sie an die zeichnungsberechtigte Person in Ihrem Haus weitergeben können — sie braucht dafür keinen Zugang zu Aurora Hive Sales.

Nach dem Gegenzeichnen gehen die fertigen PDF-Dateien automatisch an beide Seiten: an den Empfänger und an Ihre Benachrichtigungsadresse. „Unterzeichnete Dokumente erneut senden“ wiederholt das, wenn eine Mail verlorengeht.

Vergessen Sie diesen Schritt nicht: Ein Dokument, das nur eine Seite unterschrieben hat, ist im Zweifel nicht das, was Sie vorlegen wollen.

In der Detailansicht über „Versand stornieren“. Sie geben einen Grund an — der bleibt intern und geht nicht an den Empfänger.

Was dann passiert:

• Der Link des Empfängers wird ungültig. Er kann nicht mehr unterschreiben.
• Ist schon etwas hinausgegangen — der Vertrag selbst oder ein Entwurf —, bekommt der Empfänger eine kurze, sachliche Nachricht mit den Titeln der Dokumente und dem Hinweis, dass der Link nicht mehr gilt.
• War noch nichts hinausgegangen, wird auch niemand benachrichtigt. Die Meldung auf der Seite sagt das ausdrücklich.

Im Verlauf steht danach, ob der Empfänger benachrichtigt wurde.

Abgeschlossene Vorgänge lassen sich nicht stornieren. Eine bereits geleistete Unterschrift nimmt man nicht zurück, indem man einen Link abschaltet — dafür braucht es eine Aufhebungsvereinbarung.

Sie bilden den Weg ab: Entwurf → Entwurf versendet → Versendet → Geöffnet → Unterzeichnet – Gegenzeichnung ausstehend → Gegengezeichnet → Abgeschlossen. Dazu kommen Abgelaufen und Storniert.

Oben stehen dieselben Zahlen als Kacheln: Gesamt, Versendet, Ausstehend, Abgeschlossen.

Besonders nützlich ist „Geöffnet“: Es sagt, dass der Empfänger den Link angeklickt hat. Wer nach drei Tagen weder geöffnet noch unterschrieben hat, hat die Mail vermutlich nicht gesehen — dann ist ein Anruf sinnvoller als eine Erinnerungsmail.

Solange nicht unterschrieben wurde, lassen sich Angaben und Absätze in der Detailansicht anpassen — der Empfänger sieht dann die neue Fassung.

Danach nicht mehr: Ein unterzeichnetes Dokument ist unveränderlich. Das ist keine technische Bequemlichkeit, sondern der Sinn einer Unterschrift.

Für eine nachträgliche Änderung gibt es nur einen sauberen Weg: ein neues Dokument oder eine Ergänzung, ebenfalls unterschrieben.

Im Aktivitäts-Log der Detailansicht. Dort steht jeder Schritt mit Zeitpunkt: angelegt, versendet, geöffnet, unterschrieben, gegengezeichnet, storniert — und ob eine Mail tatsächlich hinausgegangen ist.

Zusammen mit den festgehaltenen Angaben zur Unterschrift ist das die Unterlage, die Sie im Streitfall vorlegen. Heben Sie sie zusammen mit dem unterschriebenen PDF auf; das Protokoll ist der Beweiswert, nicht das Bild der Unterschrift.

Jeder Versand behält seine Dokumente in der Akte: die Vorlage als Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Versands und die fertigen PDF-Dateien nach der Unterschrift. Ändern oder löschen Sie später eine Vorlage, bleibt ein bereits versendetes Dokument unverändert — sonst hätten Sie einen Vertrag, dessen Wortlaut sich hinterher verschiebt.

Nach dem Gegenzeichnen gehen die fertigen Dateien zusätzlich per Mail an beide Seiten.

Zur Aufbewahrung: Handels- und steuerrechtlich sind in der Regel sechs bis zehn Jahre zu rechnen, ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete. Sichern Sie unterschriebene Dokumente deshalb zusätzlich dort, wo Sie auch Ihre Buchhaltung sichern. Ein erzeugtes Dokument lässt sich neu bauen — ein unterschriebenes ist ein Beweisstück.

Für die große Mehrheit geschäftlicher Verträge gilt in Deutschland Formfreiheit — es braucht überhaupt keine Unterschrift, und eine im Browser geleistete ist als einfache elektronische Signatur ein Beweismittel wie jedes andere.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen:

• Wo das Gesetz Schriftform verlangt (etwa bei Kündigungen von Arbeitsverhältnissen, Bürgschaften von Privatpersonen, notariellen Vorgängen), genügt sie nicht. Dort ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier nötig.
• Die Beweiskraft ist geringer als bei einer qualifizierten Signatur. Das Protokoll — Zeitpunkt, Methode, Zustellweg — ist deshalb wichtig.

Im Zweifel klärt das Ihr Anwalt für Ihre Vertragsart, nicht diese Hilfeseite. Das gilt erst recht für die mitgelieferten Muster.

Die Person, die unterschreiben soll. Sie erhält den Link per Mail.

Prüfen Sie das sorgfältig: Ein Vertrag, der an die Sammeladresse eines Unternehmens geht, landet bei jemandem, der nicht zeichnungsberechtigt ist — und im ungünstigen Fall unterschreibt er trotzdem. Eine Unterschrift ohne Vertretungsmacht bindet das Unternehmen nicht.

Bei größeren Verträgen lohnt der Blick ins Handelsregister: Wer vertretungsberechtigt ist, steht dort öffentlich, und die Auskunft dauert zwei Minuten. Müssen zwei gemeinsam zeichnen, brauchen Sie beide Unterschriften.

Ohne hinterlegte Mailadresse geht nichts hinaus; das ist dieselbe Voraussetzung wie bei Kampagnen.

Sehen Sie zuerst den Zustand an: „Geöffnet“ heißt, der Link wurde angeklickt — dann ist es eine Frage der Entscheidung, nicht der Zustellung. Steht er auf „Versendet“, hat die Mail den Empfänger vermutlich nicht erreicht oder liegt im Spamordner.

Im ersten Fall hilft ein Anruf, im zweiten ein zweiter Versand an eine andere Adresse.

Rufen Sie an, statt eine dritte Mail zu schicken. Die häufigsten Gründe erfährt man nur im Gespräch: eine Frage zu einer Klausel, die niemand stellen wollte; eine Entscheidung, die bei jemand anderem liegt; ein Budget, das sich geändert hat.

Und setzen Sie beim Versenden gleich eine Wiedervorlage — sonst erinnert niemand.

Die Frist für die Unterschrift ist verstrichen; der Link führt nicht mehr zum Ziel.

Das ist kein Fehler, sondern eine Sicherung: Ein Unterschriftenlink, der Monate später noch funktioniert, ist ein Risiko — die Vertragsgrundlage kann sich geändert haben.

Der Weg zurück ist ein neuer Versand mit denselben Dokumenten.

Weil die Versandbremse der Instanz aktiv ist oder kein Postausgang eingerichtet wurde. Aurora Hive Sales sagt das ehrlich, statt „versendet“ zu melden und nichts zu tun — beim Anlegen, beim erneuten Senden, beim Entwurf, beim Gegenzeichnen und beim Schlussversand.

Im Verlauf steht dann „Nicht versendet (Versandbremse)“. Der Vorgang bleibt bestehen, nur die Mail fehlt.

Was zu tun ist: das Postfach verbinden oder die Versandbremse abschalten lassen und dann „Erneut senden“ wählen.

Umgekehrt gilt: Auf Test- und Abnahmeumgebungen ohne Versandbremse gehen Vertragsmails wirklich hinaus. Benutzen Sie für Proben eine Adresse, die Ihnen gehört — nicht die des echten Vertragspartners.

An sich selbst, vollständig — nicht nur in der Vorschau:

1. An eine eigene Adresse schicken, die Sie sonst nicht benutzen.
2. Die Mail lesen, wie ein Empfänger sie bekommt — auch am Handy.
3. Den Link öffnen und alle Dokumente durchgehen.
4. Unterschreiben.
5. Gegenzeichnen und prüfen, ob die fertigen PDF-Dateien bei beiden Seiten ankommen und wie das Protokoll aussieht.

Das dauert zehn Minuten und findet die Fehler, die sonst ein Kunde findet. Machen Sie es vor dem ersten echten Versand — und noch einmal, wenn sich eine Vorlage geändert hat.

• Verwalter (Inhaber und Administratoren) legen Vorlagen an, ändern sie, laden Dokumente hoch und setzen die Unterschriftsfelder.
• Mitarbeiter sehen die Vorlagen und verschicken damit, können sie aber nicht ändern.
• Nur lesen sieht die Liste und die Akten, hat aber weder „Neuer Versand“ noch die Bearbeiten-Knöpfe.

Das ist Absicht: Eine Vertragsvorlage ist ein Rechtsdokument. Wer sie ändert, ändert sie für alle künftigen Versände auf einmal.

Der Menüpunkt „Verträge“ steht in der Gruppe Kontakte & Kampagnen und gehört zum Paket Agentur. Im Paket Start fehlt er.