✎Verträge in der Praxis

In vier Schritten, und der dritte ist der, den man nicht überspringen sollte:

1. Neuer Versand anlegen — Empfänger im Adressbuch suchen.
2. Dokumente wählen und die Angaben ausfüllen. Mehrere Dokumente lassen sich in einem Versand bündeln.
3. Vorschau ansehen — genau so, wie der Empfänger es sieht.
4. Verschicken.

Was in Schritt 3 auffällt und sonst nicht: ein Platzhalter, der nicht ersetzt wurde, ein falscher Betrag, ein Absatz, der nicht zu diesem Fall passt, eine Anschrift aus einer alten Adresszeile.

Rechnen Sie für den ersten Versand mit einer halben Stunde. Beim dritten sind es fünf Minuten — weil die Vorlagen dann stehen.

Drei bis vier genügen für den Start, und mehr schafft am Anfang ohnehin niemand zu pflegen:

• Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung zur Unterschrift. Das ist das Dokument, das Sie am häufigsten brauchen.
• Ein Vertrag über Ihre Leistung — bei wiederkehrender Zusammenarbeit ein Rahmenvertrag, bei Einzelaufträgen ein Werk- oder Dienstleistungsvertrag.
• Eine Geheimhaltungsvereinbarung, wenn Sie vor dem Auftrag Interna sehen.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn Sie personenbezogene Daten Ihres Kunden verarbeiten — bei Website- und Marketingarbeiten ist das fast immer der Fall.

Der schnellste Weg dorthin: Nehmen Sie das passende Muster, wählen Sie „Als eigene Vorlage übernehmen“ und ersetzen Sie die Absätze, die nicht zu Ihnen passen. Danach einmal rechtlich durchsehen lassen — das kostet einmalig und gilt dann für alle Versände.

Haben Sie schon einen geprüften Vertrag von Ihrem Anwalt, laden Sie ihn als PDF hoch, statt ihn abzutippen.

Damit Sie denselben Absatz nicht in jeder Vorlage neu schreiben — und damit er überall gleich lautet.

Was sich als Baustein lohnt:

• Leistungsbeschreibungen, die sich wiederholen.
• Zahlungs- und Kündigungsbedingungen.
• Hinweise, die in jedes Dokument gehören.
• Datenschutzabsätze.

Was nicht als Baustein taugt: alles, was je Fall anders ist — Beträge, Fristen, Namen. Dafür sind Platzhalter und eigene Felder da.

Der eigentliche Wert zeigt sich beim Ändern: Wenn sich eine Klausel ändert, ändern Sie einen Baustein statt zwanzig Vorlagen. Und die zwanzigste, die Sie sonst übersehen hätten, gibt es nicht.

Benennen Sie Bausteine nach dem Inhalt, nicht nach dem Anlass. „Zahlungsbedingungen 30 Tage“ statt „für Meier“.

Fast immer eines von zwei Dingen:

• Ein Pflichtfeld ist leer. Aurora Hive Sales nennt es beim Namen und sperrt den Versand zur Unterschrift. Das ist eine Bremse, keine Fehlermeldung — ein Vertrag mit einer Lücke ist schlimmer als einer, der noch nicht fertig ist.
• Dem Dokument fehlt ein Unterschriftsfeld für den Empfänger. Das passiert bei hochgeladenen Dateien, bei denen die Felder noch nicht gesetzt wurden.

Was zu tun ist: die Angabe ergänzen, das Feld setzen — oder das Dokument aus dem Versand nehmen, wenn es in diesem Fall nicht gebraucht wird.

Was Sie nicht tun sollten: die Angabe mit einem Platzhalterwert füllen und hoffen, dass niemand hinsieht. Eine unklare oder unvollständige Klausel wird im Zweifel zulasten dessen ausgelegt, der sie gestellt hat.

Gehen Sie vor dem Verschicken die Vorschau einmal ganz durch. Es sind meist zwei bis drei Stellen.

Weil Sie dort sehen, was der Empfänger sieht — und das ist etwas anderes als das Bearbeitungsfenster.

Was in der Vorschau auffällt:

• Platzhalter, die nicht ersetzt wurden, weil sie falsch geschrieben sind.
• Absätze, die nicht zusammenpassen, weil zwei Bausteine dasselbe sagen.
• Falsche Beträge — im Zusammenhang fällt eine falsche Zahl eher auf als im Feld.
• Die Reihenfolge der Dokumente, wenn sie nicht stimmt.
• Bei hochgeladenen Dateien: ob die Unterschriftsfelder an der richtigen Stelle sitzen und ob eine Word-Umwandlung das Layout erhalten hat.
• Wie lang es geworden ist.

Was Sie zusätzlich tun sollten, bevor eine Vorlage das erste Mal hinausgeht: einen Versand an sich selbst schicken und den ganzen Weg durchspielen, bis zur Gegenzeichnung.

Das dauert zehn Minuten und findet die Fehler, die sonst ein Kunde findet.

An sich selbst, vollständig — nicht nur die Vorschau.

Der Durchlauf:

1. An eine eigene Adresse schicken, die Sie sonst nicht benutzen.
2. Die Mail lesen, wie ein Empfänger sie bekommt — auch am Handy.
3. Den Link öffnen und alle Dokumente durchgehen, bis zum Ende.
4. Unterschreiben, einmal gezeichnet und einmal getippt.
5. Gegenzeichnen und prüfen, ob die fertigen Dateien bei beiden Seiten ankommen und wie das Protokoll aussieht.

Was Sie dabei mit hoher Wahrscheinlichkeit finden: einen Absatz, der im fertigen Dokument anders aussieht als gedacht, oder einen Schritt, der am Handy unbequem ist.

Machen Sie das vor dem ersten echten Versand — und noch einmal, wenn sich eine Vorlage geändert hat.

Steht in der Kopfzeile ein Hinweis auf die Versandbremse, geht keine Mail hinaus; dann sehen Sie den Ablauf nur in der Oberfläche. Ist keine Bremse aktiv, gehen Mails wirklich hinaus — auch aus Test- und Abnahmeumgebungen.

Über einen Link: Dokumente öffnen, durchgehen, Unterschrift zeichnen oder tippen, bestätigen. Das Ergebnis sind PDF-Dateien mit Unterschrift und ein Protokoll.

Was der Empfänger dafür braucht: einen Browser. Kein Konto, keine Anmeldung, keine Software.

Was Sie ihm sagen sollten:

• Wie lange der Link gültig ist.
• Dass er nach dem Gegenzeichnen die fertigen Dateien bekommt.
• An wen er sich bei Fragen wendet.

Was am Handy zu beachten ist: Die Unterschrift mit dem Finger wird selten schön — das ist rechtlich unerheblich, führt aber gelegentlich zu Nachfragen. Ein Hinweis („die Unterschrift muss nicht perfekt aussehen“) nimmt die Unsicherheit. Wer will, tippt stattdessen den Namen.

Und heben Sie das Protokoll auf. Es ist der Beweiswert, nicht das Bild der Unterschrift.

Für die meisten geschäftlichen Vereinbarungen: ja. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur, und die ist grundsätzlich zulässig, wo keine Form vorgeschrieben ist.

Nicht ausreichend ist sie dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt — dann braucht es Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Beispiele:

• Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.
• Bürgschaftserklärung einer Privatperson.
• Manche Verbrauchergeschäfte und Mietverhältnisse mit langer Laufzeit.

Was den Beweiswert ausmacht: das Protokoll — wann, von welcher Adresse, mit welchem Dokument. Eine einfache Signatur ist nicht dasselbe wie eine qualifizierte, aber sie ist im Streitfall ein Anhaltspunkt.

Im Zweifel und bei allem, was viel wert ist: rechtlich prüfen lassen, welche Form nötig ist. Das gilt besonders für die mitgelieferten Muster — sie sind ausdrücklich unverbindlich.

Ja — mit dem Weg „Nur anlegen“. Das ist der Normalfall und der Weg, den Sie nehmen sollten.

Was das ermöglicht:

• In Ruhe fertigstellen, über mehrere Tage.
• Gegenlesen lassen, bevor etwas hinausgeht.
• Angaben nachtragen, die noch fehlen.
• Absätze anpassen, nur für diesen Versand.

Daneben gibt es „Erst einen Entwurf senden“ — dabei geht das Dokument zur Ansicht hinaus, aber ohne Unterschriftenlink. Das ist der schonende Einstieg in eine Verhandlung: Sie zeigen Ihre Bedingungen, ohne schon eine Unterschrift zu verlangen.

Was Sie beachten sollten:

• Ein Entwurf ist kein Angebot. Er entfaltet keine Bindungswirkung, solange nichts unterschrieben ist — schreiben Sie das in die begleitende Mail, wenn es darauf ankommt.
• Entwürfe aufräumen. Ein Bestand mit dreißig halbfertigen Versänden macht unübersichtlich, welche tatsächlich laufen.

Und der praktische Hinweis: Wenn Sie über mehrere Tage bearbeiten, prüfen Sie vor dem Verschicken noch einmal alles — nicht nur das, was Sie zuletzt geändert haben.

Über die Zustände und die vier Kacheln oben: Gesamt, Versendet, Ausstehend, Abgeschlossen.

Die üblichen Stände:

• Entwurf — noch nicht hinaus.
• Versendet — beim Empfänger, noch nicht geöffnet.
• Geöffnet — der Link wurde angeklickt.
• Unterzeichnet – Gegenzeichnung ausstehend — jetzt sind Sie dran.
• Abgeschlossen oder Storniert.

Was Sie regelmäßig tun sollten: die versendeten durchgehen — und vor allem die, die auf Ihre Gegenzeichnung warten. Ein Dokument, das seit drei Wochen nur einseitig unterschrieben ist, ist kein fertiger Vertrag.

Setzen Sie beim Verschicken gleich eine Wiedervorlage auf eine Woche später. Das ist der Unterschied zwischen einem nachgefassten und einem vergessenen Vertrag.

Anrufen — nicht noch eine Mail schicken.

Der Grund: Ein nicht unterschriebener Vertrag hat fast immer eine Ursache, die man nur im Gespräch erfährt. Die häufigsten:

• Eine Frage zu einer Klausel, die niemand stellen wollte.
• Eine Entscheidung liegt bei jemand anderem, der noch nicht gefragt wurde.
• Etwas hat sich geändert — Budget, Zeitplan, Zuständigkeit.
• Der Link wurde nicht gefunden oder landete im Spam.

Der letzte davon ist häufiger, als man denkt, und er ist in einer Minute geklärt: Steht der Vorgang auf „Versendet“ und nicht auf „Geöffnet“, hat den Link niemand angeklickt.

Was Sie im Anruf tun sollten: nicht drängen, sondern fragen, ob etwas unklar ist. Und danach: notieren, was Sie erfahren haben. Wenn dieselbe Klausel dreimal Fragen aufwirft, gehört sie umformuliert.

Ist die Sache endgültig vom Tisch, stornieren Sie den Versand. Dann ist der Link zu, und die Liste zeigt wieder, was wirklich läuft.

Mit einem Durchgang im Jahr — und mit einer Regel für dazwischen.

Einmal im Jahr:

• Stimmen Firmierung, Anschrift, Vertretung, Register?
• Stimmen Preise, Fristen, Zahlungsbedingungen?
• Haben sich Gesetze geändert, die Ihre Klauseln betreffen?
• Gibt es Bausteine oder Vorlagen, die niemand mehr benutzt?

Dazwischen: Wenn eine Klausel dreimal Rückfragen erzeugt hat, formulieren Sie sie um. Das ist das verlässlichste Signal, dass sie unklar ist.

Bleibt der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: eine geänderte Rechtsform oder Anschrift. Sie steht in jeder Vorlage, und ein Vertrag mit veralteten Angaben ist ärgerlich bis angreifbar. Wenn Sie dafür Platzhalter statt abgetippter Angaben verwenden, erledigt sich das von selbst.

Und die Beruhigung für zwischendurch: Eine geänderte Vorlage verändert keinen bereits versendeten Vertrag. Jeder Versand hält eine Momentaufnahme seiner Vorlage fest.

Bei Verträgen mit Verbrauchern lohnt eine anwaltliche Durchsicht alle paar Jahre.

Nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen — in der Regel sechs bis zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete.

Was das praktisch heißt:

• Unterschriebene Dokumente zusätzlich sichern, nicht nur im System belassen. Ein erzeugtes Dokument wird auf Knopfdruck neu gebaut — das unterschriebene ist ein Beweisstück. Nach dem Gegenzeichnen bekommen Sie es ohnehin per Mail; legen Sie es dort ab, wo Sie auch Ihre Buchhaltung ablegen.
• Das Protokoll mit aufbewahren. Ohne es ist die elektronische Unterschrift schwerer zu belegen.
• Nach Ablauf löschen, wenn kein anderer Grund besteht.

Und die Trennung, die dabei zählt: Der Vertrag unterliegt Aufbewahrungspflichten, die Kontaktdaten und Notizen dazu nicht unbedingt. Wer den Vertrag aufbewahren muss, muss nicht die gesamte Historie behalten.

Ein Versand führt zu einem Unterschriftenlink für einen Empfänger. Müssen mehrere Personen auf der Gegenseite zeichnen, legen Sie für jede einen eigenen Versand mit denselben Dokumenten an — nacheinander, mit klarer Absprache, wer zuerst.

Was Sie vorher klären sollten:

• Wer ist überhaupt vertretungsberechtigt? Bei einer GmbH die Geschäftsführung, bei einem Verein der Vorstand nach Satzung. Eine Unterschrift von jemandem ohne Vertretungsmacht bindet nicht.
• Gesamtvertretung? Wenn zwei gemeinsam zeichnen müssen, brauchen Sie beide.
• Reihenfolge, wenn intern eine Freigabe nötig ist.

Was Sie tun sollten, bevor Sie verschicken: im Handelsregister nachsehen, wer vertretungsberechtigt ist. Das ist öffentlich und dauert zwei Minuten.

Auf Ihrer Seite ist es einfacher: Das Gegenzeichnen lässt sich als Link an die zeichnungsberechtigte Person in Ihrem Haus weitergeben — sie braucht dafür keinen eigenen Zugang.

Und notieren Sie, an wen Sie geschickt haben und wer wann unterschrieben hat. Bei einem Streit über die Wirksamkeit ist das die entscheidende Angabe.