◫Lizenz und Abrechnung

Der Lizenzschlüssel ist ein signierter Text, aus dem Ihre Instanz Umfang und Laufzeit Ihres Vertrags liest: für welchen Kunden er gilt, welches Paket, welche Mengen darin enthalten sind, wann er ausgestellt wurde und wann er abläuft.

Auf der Übersicht gibt es dafür eine eigene Kachel; sie zeigt Paket und Restlaufzeit im Klartext, in der Testphase auch die verbleibenden Tage. Den Schlüssel selbst müssen Sie normalerweise nie anfassen — er wird beim Einrichten hinterlegt und danach von selbst erneuert.

Für Aurora Hive Sales gibt es drei, dazu die kostenlose Testphase:

• Start — der Kern für kleine Teams: Kontakte, Firmen, Kampagnen, Vorlagen, Posteingang, Aufgaben, Aufträge, Auftragssuche, Sichtbarkeit.
• Agentur — zusätzlich die Bereiche, die über den Kern hinausgehen, unter anderem Verträge und der Webseitenbau. Dazu größere Mengen.
• Agentur Plus — die größten Mengen, ohne Grenze bei Nutzern und Absenderpostfächern.

Für Aurora Hive Sites gibt es eigene Stufen (Verein, Basis, Plus und die Agenturstufen), für Aurora Hive Live wird je Domain abgerechnet.

Jedes Paket unterscheidet sich in zwei Dingen: welche Bereiche enthalten sind und wie groß die Mengen sind — Zugänge, Absenderpostfächer, E-Mails im Monat, Recherchen, Prüfungen.

Was für Sie gilt, entscheidet allein der hinterlegte Schlüssel. Welche Zahlen in Ihrem Paket stehen, sehen Sie auf der Übersicht unter „Kontingente Ihres Pakets“.

In zwei Stufen, und nie mit einem Schlag:

1. Ab dem Ablauftag: Versand und KI pausieren. Alles andere läuft weiter — Sie können sich anmelden, lesen, suchen, bearbeiten, exportieren.
2. Nach 14 Tagen Gnadenfrist: Die Instanz geht in den Lesemodus. Auch dann bleiben Anmeldung, Datenauskunft, Export und Abmeldung immer offen.

Eine Ausnahme gilt für die Testphase: Dort gibt es keine Gnadenfrist. Nach dem letzten Testtag ist die Instanz sofort im Lesemodus.

Es wird nichts gelöscht, nichts gesperrt, was Sie an Ihre eigenen Daten heranlässt. Das ist Absicht: Eine Software, die Kundendaten als Druckmittel benutzt, wäre im Streitfall nicht haltbar, und wir hätten sie nicht bauen wollen.

In aller Regel gar nicht von Ihnen. Ihre Instanz meldet sich in regelmäßigen Abständen beim Lizenzserver und holt sich dort den erneuerten Schlüssel — sobald der Vertrag verlängert ist, greift das ohne Ihr Zutun.

Eine Ausnahme: Kommt der Abgleich längere Zeit nicht durch, können Sie einen zugeschickten Schlüssel selbst eintragen — der jüngere von beiden gewinnt, ein von Hand eingetragener Schlüssel greift also sofort.

Dasselbe gilt, wenn Sie ein Kontingent aufgestockt haben: Die Instanz holt sich den erweiterten Schlüssel beim nächsten Abgleich, meist schon wenige Augenblicke nach der Buchung.

Beim Abgleich geht der Zustand der Lizenz hin und zurück: welche Instanz sich meldet, ob ihr Schlüssel noch gültig ist, und in welchem Stand die Software läuft.

Was nicht übertragen wird: keine Kontakte, keine Mailinhalte, keine Kandidaten, keine Dokumente, keine Nutzernamen. Der Abgleich weiß nichts über Ihre Arbeit, sondern nur, dass es Ihre Installation gibt und ob sie lizenziert ist.

Wenn Sie eine Fehlermeldung über den Knopf „Fehler melden“ schicken, ist das etwas anderes: Dort gehen Ihre Beschreibung, die Seite und technische Angaben zum Vorgang mit — sichtbar für Sie, bevor Sie absenden.

Sie bekommen eine vollständige eigene Instanz für 14 Tage — kein Demozugang mit abgeschalteten Funktionen, sondern dieselbe Software, mit der Sie später arbeiten, unter eigener Adresse und mit eigenen Daten.

Oben in der Kopfzeile läuft ein Zähler mit: „Testphase: noch x Tage“. Er steht auf jeder Seite, damit niemand das Ende verpasst.

In der Testphase gelten kleinere Mengen als in den Paketen — unter anderem eine Obergrenze für die Empfänger je Versand. Sie ist da, damit eine Probeinstanz nicht versehentlich zur Versandmaschine wird; die Zahl steht auf der Übersicht unter „Kontingente Ihres Pakets“.

Nach dem letzten Testtag schaltet die Instanz in den Lesemodus: Ansehen, Suchen und Export gehen weiter, Speichern und Versand nicht. Die Kopfzeile sagt das und nennt den Weg, wie Sie übernehmen.

Übernehmen Sie, läuft dieselbe Instanz mit denselben Daten weiter — Sie fangen nicht von vorn an, und es gibt keine Unterbrechung.

Nichts geschieht stillschweigend, und nichts geschieht sofort.

Der Ablauf:

1. Nach dem letzten Testtag ist die Instanz im Lesemodus. Sie bleibt bestehen, Sie kommen an alle Ihre Daten und können sie herausholen.
2. Nach etwa zwei Monaten bekommen Sie eine Ankündigung in Textform, dass die Instanz abgebaut werden soll.
3. Abgebaut wird erst danach — und nur, wenn ein Mensch es ausdrücklich auslöst. Es gibt keinen Automatismus, der eine Instanz löscht.

Wenn Sie Ihre Daten mitnehmen wollen, tun Sie es in Ruhe: Kontakte, Firmen und Aufträge als CSV, Berichte und Verträge als PDF. Fragen Sie nach, wenn Sie eine vollständige Kopie brauchen — auch das ist vorgesehen.

KI-Auswertungen laufen über einen kostenpflichtigen Dienst; abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch, nicht pauschal pro Klick.

Damit das nicht überrascht, gibt es drei Sicherungen:

• Vor dem Klick steht bei kostenpflichtigen Läufen, was höchstens anfallen kann.
• Auf der Übersicht läuft mit, was in diesem Monat zusammengekommen ist.
• Wo ein Budget hinterlegt ist, hält der Lauf an, bevor es überschritten wird.

Was ein einzelner Lauf konkret kostet, hängt von der Textmenge ab — ein Anschreiben ist ein Bruchteil eines Cents, ein vollständiger Lebenslauf mit Bewertung deutlich mehr.

Ja. In der Kundenverwaltung lässt sich je Instanz ein monatliches Budget hinterlegen. Ist es erreicht, werden kostenpflichtige Läufe abgelehnt statt ausgeführt — die übrige Arbeit läuft unberührt weiter.

Das ist die richtige Reihenfolge: erst das Budget, dann die erste große Recherche. Ein Budget, das nach dem teuren Lauf gesetzt wird, hilft nur beim nächsten Mal.

Für Suchvolumen und Verweise im Bereich Sichtbarkeit gilt eine eigene Monatsgrenze, die Datenabfragen. Ihre Höhe hängt am Paket. In der Instanz selbst lässt sie sich unter den Einstellungen der Sichtbarkeit nur kleiner setzen, nicht größer.

Rechnungen kommen aus der Buchhaltung Ihres Anbieters und nicht aus dem Programm — Aurora Hive Sales bereitet die Abrechnung nur vor.

Auf der Herstellerseite gibt es dafür in der Kundenverwaltung eine Abrechnungsvorschau: Sie zeigt je Kunde, was im Zeitraum zusammengekommen ist, und liefert eine Datei für das Rechnungsprogramm. Als Kunde bekommen Sie die fertige Rechnung auf dem vereinbarten Weg.

Dafür gibt es drei mögliche Gründe, in dieser Reihenfolge zu prüfen:

1. Ihr Paket. Bereiche, die nicht darin enthalten sind, stehen nicht zur Verfügung. Verträge und der Webseitenbau gehören zum Beispiel ab Agentur dazu.
2. Die Auswahl Ihrer Instanz. Auch innerhalb eines Pakets lässt sich abschalten, was Sie nicht brauchen — ein Menü mit zwanzig ungenutzten Punkten hilft niemandem.
3. Ihre Rolle. Manche Bereiche sehen nur Verwalter.

Was davon zutrifft, weiß Ihr Verwalter. Wollen Sie einen Bereich dazubuchen, geht das über Ihren Ansprechpartner; nach der Buchung erscheint er beim nächsten Abgleich.

Ja. Jede Instanz hat eigene Datenbank, eigene Adresse, eigene Nutzer und eigene Lizenz; sie sehen einander nicht, auch wenn sie auf demselben Server laufen.

Das ist der übliche Weg, wenn zwei Firmenteile getrennt arbeiten sollen oder wenn ein Bereich strengeren Regeln unterliegt. Angelegt wird eine weitere Instanz über die Kundenverwaltung.

Die Kündigung läuft über Ihren Vertrag, nicht über einen Knopf im Programm — dafür gibt es keinen, und zwar bewusst: Eine versehentlich angeklickte Kündigung wäre teuer.

Nach dem Ende greift dasselbe Stufenmodell wie beim Ablauf: erst pausiert der Versand, nach 14 Tagen wird die Instanz lesend. Ihre Daten holen Sie in dieser Zeit heraus; das ist ausdrücklich vorgesehen und wird nicht behindert.

Was für Sie gilt, steht in Ihrem Angebot beziehungsweise Vertrag. In dieser Hilfe stehen bewusst keine Zahlen: Sie wären am Tag der ersten Anpassung falsch, und der Preis hängt an Paket, Nutzerzahl und dem, was Sie zusätzlich buchen.

Was Sie hier finden, ist die Erklärung, wofür Kosten entstehen können:

• Das Paket — der monatliche Grundpreis.
• Aufstockungen — zusätzliche Zugänge, Absenderpostfächer, Websites, Speicher und Kontingente. Es gibt sie für praktisch jede Menge; welche Sie brauchen und was sie kosten, steht in Ihrem Angebot.
• Verbrauch — KI-Auswertungen und bezahlte Recherchen laufen über Kontingente Ihres Pakets.

Fragen zu Preisen beantwortet Ihr Ansprechpartner, nicht diese Seite.

Jeder, der die Übersicht sieht — die Kachel steht dort neben Betrieb und Postfach.

Das ist Absicht: Eine ablaufende Lizenz betrifft alle, die mit dem System arbeiten, und soll nicht erst auffallen, wenn der Versand steht. Wer sie ändern kann, ist eine andere Frage — das läuft über den Anbieter.

Rechnen Sie mit zwei Wochen, nicht mit zwei Tagen. Die Kachel zeigt die Restlaufzeit; sobald dort ein einstelliger Tageswert steht, gehört das Thema auf den Tisch.

Es geht dabei nicht um die Technik — ein neuer Schlüssel greift sofort —, sondern der Vorgang drumherum: Angebot, Freigabe, Bestellung. Das dauert in den meisten Häusern länger als der Rest.

Anmeldung, Datenauskunft, Export und Abmeldung bleiben immer offen — auch nach Ablauf der Gnadenfrist.

Praktisch heißt das: Sie kommen an alle Ihre Daten, können sie ansehen und herausholen, und Empfänger können sich weiterhin abmelden. Was ruht, ist das Hinausgehende: Versand und KI.

Diese Aufteilung ist bewusst so gebaut. Eine Software, die im Streitfall den Zugang zu den eigenen Daten sperrt, wäre nicht haltbar.

Drei Dinge, weil nichts von selbst wieder anläuft:

1. Die Kachel auf der Übersicht — steht dort die neue Laufzeit?
2. Die Kampagnen — pausierende laufen nicht von selbst weiter. Sehen Sie nach und setzen Sie sie fort.
3. Die Automatiken, sofern Sie welche nutzen (Bewerbungen, Recherche).

Punkt 2 ist der, den man übersieht: Der Versand ruht dann weiter, obwohl die Lizenz längst wieder gilt.

Ja. Jedes Paket enthält eine Zahl von Zugängen, und die wird nachgezählt.

Ist sie erreicht, lässt sich kein weiterer Zugang anlegen — und dasselbe gilt für drei Wege, an die man zuerst nicht denkt: einen deaktivierten Zugang wieder einschalten, eine offene Einladung einlösen und einen Zugang über die Einrichtung anlegen. Offene Einladungen belegen dabei noch keinen Platz; erst wer sie einlöst, zählt.

Die Meldung nennt den Weg: Jeder weitere Zugang lässt sich dazubuchen. Nach der Buchung holt sich die Instanz den erweiterten Schlüssel, meist sofort.

Wie viele Zugänge Sie haben und wie viele davon nie angemeldet waren, sagt die Nutzerliste auf der Übersicht. Vor dem Dazubuchen lohnt der Blick: Ein nie benutzter Zugang ist der günstigste Platz, den Sie finden können.

Auf der Übersicht, im Abschnitt „Kontingente Ihres Pakets“. Dort steht je Menge, wie viel verbraucht ist und wie viel enthalten ist — als x von y.

Enthalten sind unter anderem:

• Zugänge — wie viele Menschen mit dem System arbeiten dürfen.
• Absenderpostfächer — von wie vielen Adressen aus Sie versenden dürfen.
• E-Mails in diesem Monat.
• Webseiten.
• In der Testphase zusätzlich die Empfänger je Versand.

Direkt daneben stehen die verbrauchsabhängigen Zähler: Recherchen, Sichtbarkeits-Prüfungen, KI-Messungen, Datenabfragen und der KI-Verbrauch.

Sehen Sie dort einmal im Monat hinein. Eine Grenze, die man kommen sieht, ist ein Anruf; eine Grenze, in die man hineinläuft, ist ein Arbeitstag.

Der betroffene Vorgang wird abgelehnt, mit einer Meldung, die sagt, welche Menge erschöpft ist. Alles andere arbeitet normal weiter — eine erschöpfte Recherchemenge hält keine Kampagne an.

Sie haben dann drei Möglichkeiten:

1. Warten. Die verbrauchsabhängigen Zähler beginnen zum Monatsersten wieder bei null.
2. Aufstocken. Für praktisch jede Menge gibt es eine Aufstockung — zusätzliche Zugänge, Absenderpostfächer, E-Mails, Recherchen, Prüfungen, Speicher, Websites. Manche gelten dauerhaft (monatlich), manche nur für den laufenden Monat. Was das kostet, steht in Ihrem Angebot, nicht in dieser Hilfe.
3. Das Paket wechseln. Wenn Sie regelmäßig aufstocken müssen, ist die nächste Stufe fast immer günstiger. Ihr Ansprechpartner sagt Ihnen, ab wann sich das rechnet.

Gebucht wird über Ihren Ansprechpartner. Danach holt sich Ihre Instanz den erweiterten Schlüssel — bei Aurora Hive Sales meist sofort, bei Aurora Hive Sites spätestens beim nächsten Tagesabgleich.

Ein Hinweis zu nachgekauften E-Mails: Sie gelten bis zum Monatsende und verfallen danach. Auf der Übersicht steht das unter „E-Mails in diesem Monat“ ausdrücklich dabei.