☎Telefonie

Über den Browser. Wer eine zugewiesene Nebenstelle hat, sieht unten rechts das 📞-Telefon und wählt Nummern im CRM per Klick.

Dahinter stehen zwei Stationen:

1. Der Browser spricht mit dem Vermittler von Aurora Hive, einer Telefonanlage auf gemieteten Servern bei IONOS in Berlin. Sprache und Anmeldung laufen dabei verschlüsselt.
2. Der Vermittler führt das Gespräch über Ihren Anschluss nach draußen — er meldet sich dafür mit Ihren Zugangsdaten bei Ihrem Telefonanbieter an oder als zusätzliches IP-Telefon an Ihrer FRITZ!Box bzw. Telefonanlage.

Installiert wird nichts, und Ihre Rufnummern bleiben, wo sie sind. Angerufene sehen Ihre gewohnte Nummer.

In drei Schritten, alle unter Verwaltung → Telefonie:

1. Anschluss: Im Reiter Anschluss einmal verbinden, worüber nach draußen telefoniert wird — Ihr Telefonanbieter oder Ihre FRITZ!Box bzw. Telefonanlage. Der Assistent fragt nach Anbieter und Router und schlägt den passenden Weg vor.
2. Nebenstelle anlegen: Im Reiter Nebenstellen einen Benutzernamen und einen Anzeigenamen eintragen und anlegen. Das Kennwortfeld können Sie leer lassen — dann erzeugt Aurora Hive ein langes Zufallskennwort, das niemand abtippen muss. Nach dem Anlegen steht die Durchwahl der Nebenstelle in der Liste.
3. Zuweisen: Je Zeile eine Person wählen und zuweisen. Die Zuweisung greift, sobald die Person die Seite neu lädt.

Ob Mikrofon, Lautsprecher und Verbindung funktionieren, prüfen Sie danach ohne fremde Hilfe mit dem Echotest *43. Ob der Anschluss nach draußen trägt, prüft der Testanruf im Reiter Anschluss.

Fünf Ursachen, in dieser Reihenfolge:

1. Keine Nebenstelle zugewiesen. Ohne Zuweisung gibt es kein Telefon unten rechts.
2. Seite nicht neu geladen. Eine frische Zuweisung greift erst nach dem Neuladen.
3. Keine sichere Verbindung. Der Browser gibt das Mikrofon nur über https frei. Über eine unverschlüsselte Adresse funktioniert die Telefonie nicht, und in manchen Fassungen bleibt dann sogar die ganze Oberfläche stehen.
4. Mikrofon nicht erlaubt. Der Browser fragt einmal; wer versehentlich abgelehnt hat, setzt die Erlaubnis in den Website-Einstellungen des Browsers zurück.
5. Anschluss nicht angemeldet. Interne Gespräche und der Echotest gehen dann, Anrufe nach draußen nicht. Den Stand zeigt der Reiter Anschluss.

Mehr Fälle mit Lösung stehen im Kapitel Telefon: Fehlersuche.

Im dritten Reiter der Telefonieverwaltung, Anrufhistorie: alle Gespräche mit Richtung, Dauer und Nutzer.

Am einzelnen Kontakt stehen dessen Anrufe im Verlauf; auf der Übersicht wird je Nutzer gezählt.

Festgehalten wird, dass telefoniert wurde, mit wem und wie lange — nicht, was gesprochen wurde.

Am Kontakt: Notiz schreiben und — wenn ein Rückruf ansteht — gleich eine Wiedervorlage setzen. Das ist der Handgriff, der aus einem Telefonat einen Vorgang macht.

Der Anruf selbst wird automatisch protokolliert; was besprochen wurde, weiß nur, wer es aufschreibt.

Nein. Aufgezeichnet wird, dass ein Gespräch stattgefunden hat, mit Dauer und Beteiligten — nicht sein Inhalt. Eine Funktion zum Mitschneiden gibt es nicht.

Das ist keine technische Grenze, sondern eine bewusste Entscheidung: Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller Beteiligten ist in Deutschland strafbar, und ein System, das sie zu leicht macht, führt genau dorthin.

Vier Dinge:

• Einen Telefonanschluss mit Rufnummer — bei einem Anbieter, der SIP-Zugangsdaten herausgibt, oder an einer FRITZ!Box bzw. Telefonanlage, an der sich Aurora Hive als IP-Telefon anmelden darf. Einmal im Reiter Anschluss eingerichtet, gilt er für den ganzen Betrieb.
• Eine Nebenstelle, die Ihnen zugewiesen ist.
• Einen Kopfhörer mit Mikrofon. Über die eingebauten Lautsprecher entsteht ein Echo, das der Gegenseite auf die Nerven geht.
• Eine sichere Verbindung. Ohne https gibt der Browser das Mikrofon nicht frei.

Eine neue Telefonanlage im Haus ist nicht nötig, und Rufnummern oder Gesprächsminuten verkauft Aurora Hive nicht: Telefoniert wird über Ihren vorhandenen Vertrag.

In dieser Reihenfolge prüfen:

1. Kopfhörer statt Lautsprecher. Das behebt Echo und Rückkopplung.
2. Richtiges Mikrofon ausgewählt? Im Telefon unten rechts unter Mikrofon & Lautsprecher steht, welches Gerät verwendet wird — oft ist es nicht das, das Sie tragen.
3. Verbindung. Über Mobilfunk oder ein überlastetes WLAN wird Sprache als Erstes schlecht.
4. Andere Programme, die gleichzeitig auf das Mikrofon zugreifen.

Wenn es nur bei bestimmten Gesprächspartnern auftritt, liegt es nicht an Ihnen.

Am zuverlässigsten international: +49 351 65561075. Damit funktioniert die Wahl unabhängig davon, wie der Anschluss eingestellt ist.

Was regelmäßig scheitert: Nummern mit Durchwahl-Schreibweisen wie „-123“, Klammern um die Vorwahl und Nummern mit Text dahinter („Zentrale“). Bereinigen lässt sich das am besten beim Import — dort sehen Sie im Trockenlauf, was ankommt.

Eine Ortsnummer ohne Vorwahl ergänzt Aurora Hive nur, wenn beim Anschluss eine Ortsvorwahl hinterlegt ist. Sonst hören Sie eine Ansage statt eines Freizeichens.

Die Anrufhistorie in der Verwaltung zeigt alle Gespräche mit Dauer und Nutzer; auf der Übersicht wird je Nutzer gezählt. Am Kontakt stehen dessen Anrufe im Verlauf.

Das ist gewollt — es ist ein gemeinsames Adressbuch, kein privates Telefon. Bedenken Sie umgekehrt, dass private Gespräche über den Arbeitsanschluss dort ebenfalls auftauchen.

Ja, uneingeschränkt — nur eben ohne Wählen per Klick. Die Telefonnummer steht am Kontakt und lässt sich abtippen oder auf dem Handy antippen.

Halten Sie das Ergebnis in dem Fall selbst fest: Ein Anruf, der nicht über Aurora Hive Sales lief, wird auch nicht protokolliert. Notiz am Kontakt und gegebenenfalls eine Wiedervorlage — das sind die beiden Handgriffe, die den Unterschied machen.

Der wichtigste Punkt betrifft die Werbeanrufe: Anrufe zu Werbezwecken bei Verbrauchern brauchen eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Im geschäftlichen Bereich genügt eine mutmaßliche Einwilligung — die aber einen sachlichen Bezug zum Angerufenen voraussetzt.

Zwei weitere Punkte:

• Rufnummernunterdrückung ist bei Werbeanrufen unzulässig.
• Aufzeichnungen ohne Einwilligung aller Beteiligten sind strafbar. Aurora Hive Sales zeichnet deshalb nicht auf.

Im Zweifel gilt dasselbe wie bei Mails: Der sachliche Bezug ist die Grundlage, nicht die Technik.

Im Telefon unten rechts stehen während des Gesprächs:

• Stummschalten: Ihr Mikrofon ist aus, Sie hören die Gegenseite weiter.
• Halten: Das Gespräch wird gehalten; die Gegenseite hört Sie nicht, bis Sie es fortsetzen.
• Tastenfeld: für Ansagen, die eine Ziffer verlangen („Drücken Sie die 1 …“).
• Auflegen.

Ruft während eines Gesprächs jemand anderes Ihre Nebenstelle an, hört der Anrufer besetzt — ein Anklopfen gibt es nicht. Ein Anruf auf Ihre Firmennummer klingelt dann bei den Kolleginnen und Kollegen, die gerade frei sind.

Ein Anruf von außen klingelt gleichzeitig bei allen Nebenstellen, die einer Person zugewiesen sind und deren Browser gerade angemeldet ist. Wer zuerst annimmt, hat das Gespräch.

Drei Dinge folgen daraus:

• Niemand angemeldet, niemand klingelt. Das Browser-Telefon klingelt nur, solange Aurora Hive in einem Browserfenster offen ist.
• Einen Anrufbeantworter hat das Browser-Telefon nicht. Wenn Sie einen brauchen, lassen Sie ihn bei Ihrem Anbieter oder an Ihrer FRITZ!Box bzw. Anlage eingeschaltet.
• Beim Weg über die FRITZ!Box oder Anlage entscheidet zuerst das Gerät, ob ein Anruf überhaupt an Aurora Hive weitergeht — dort legen Sie fest, auf welche Rufnummern das IP-Telefon reagiert.

Ob eingehende Anrufe ankommen, prüfen Sie mit dem Eingangstest im Reiter Anschluss.

Jede Nebenstelle bekommt beim Anlegen eine kurze interne Nummer. Sie steht im Reiter Nebenstellen in der Liste.

Mit ihr rufen Sie Kolleginnen und Kollegen intern an: Durchwahl im Telefon unten rechts eingeben und wählen. Interne Gespräche laufen nur über den Vermittler und kosten nichts — sie funktionieren sogar, wenn noch kein Anschluss eingerichtet ist.

Von außen ist die Durchwahl nicht direkt erreichbar; Anrufe auf Ihre Firmennummer klingeln bei allen zugewiesenen Nebenstellen.

Zwei Stufen, je nachdem, was Sie wollen:

1. Freigeben löst nur die Zuweisung. Die Nebenstelle bleibt mit Durchwahl bestehen und lässt sich einer anderen Person zuweisen — etwa für eine Nachfolgerin.
2. Löschen entfernt die Nebenstelle ganz, auch beim Vermittler. Die Durchwahl ist danach frei, ein Telefon mit diesen Zugangsdaten kann sich nicht mehr anmelden.

Beides können nur Admins. Gesprächseinträge in der Anrufhistorie bleiben erhalten.