▤Aufträge in der Praxis

Die, nach denen Sie später suchen, filtern und auswerten — nicht die vollständige Ausschreibung.

Das Minimum:

• Bezeichnung — so, wie man danach sucht. „Website-Relaunch Fassadenbau Weber“ statt „Projekt 2026-114“.
• Auftraggeber und mindestens ein Ansprechpartner.
• Ort, wenn er eine Rolle spielt.
• Stand.

Nützlich dazu:

• Frist — die Angabe, wegen der Aufträge verlorengehen.
• Volumen, wenigstens als grobe Schätzung.
• Quelle und Link zur Quelle.

Was Sie weglassen können: das Abtippen der vollständigen Anzeige. Wenn der Auftrag aus einer Datei oder der Auftragssuche kommt, steht der Originaltext ohnehin unter „Beschreibung aus der Quelle“.

Der Text muss nicht schön sein — er muss auffindbar sein.

Indem Sie ihn ändern, sobald sich etwas ändert — und nicht erst, wenn jemand danach fragt.

Drei Regeln, die in der Praxis reichen:

1. Nach jedem Kontakt den Stand prüfen. Ein Telefonat ohne Standänderung ist fast immer ein vergessener Klick.
2. Verloren ist auch ein Ergebnis. Wer verlorene Aufträge offen lässt, um die Liste voll aussehen zu lassen, betrügt vor allem sich selbst.
3. Abgeschlossen heißt abgeschlossen. Danach beginnt kein Vorgang mehr von allein.

Der Prüfstein: Können Sie mit einem Blick auf die Liste sagen, woran diese Woche gearbeitet wird? Wenn nicht, ist der Stand nicht gepflegt.

Nehmen Sie sich freitags zehn Minuten und gehen Sie die offenen durch. Das ist die wirksamste Gewohnheit in diesem Bereich.

Mit zwei Einträgen statt einem: der Frist am Auftrag und einer Wiedervorlage davor.

Die Frist ist die Tatsache. Die Wiedervorlage ist das, was Sie daran erinnert — und zwar früh genug, um noch etwas zu tun. Bei einem Angebot sind das ein paar Tage, bei einer Ausschreibung eher zwei Wochen.

Was sich bewährt hat:

• Zwei Wiedervorlagen bei allem, was aufwendig ist: eine zum Anfangen, eine zum Abschicken.
• Die Frist eintragen, sobald sie bekannt ist, auch wenn sie noch weit weg ist.
• Puffer einrechnen, wenn jemand anderes zuarbeiten muss.

Der häufigste Fehler ist nicht die vergessene Frist, sondern die Wiedervorlage am Fristtag. Dann erfahren Sie rechtzeitig, dass es zu spät ist.

In zwei Durchgängen — erst sichten, dann speichern.

Erster Durchgang, in der Trefferliste: Lesen Sie die Titel und werfen Sie alles weg, was offensichtlich nicht passt. Das sind erfahrungsgemäß die Hälfte.

Zweiter Durchgang: Bei den übrigen die Beschreibung öffnen und entscheiden. Was bleibt, wird mit „Als Auftrag speichern“ übernommen. Daraus entsteht ein Auftrag und ein Kontakt mit dem Schlagwort „Auftragssuche“.

Was Sie danach sofort tun sollten, solange Sie im Thema sind:

1. Stand setzen — meist „offen“ oder eine frühe Stufe.
2. Frist eintragen, wenn die Anzeige eine nennt.
3. Wiedervorlage anlegen.

Ohne diese drei Klicks haben Sie eine längere Liste, aber nicht mehr Arbeit im Fluss.

Und der wichtigste Hinweis: Speichern Sie nicht alles. Eine Auftragsliste mit zweihundert Einträgen, von denen Sie zehn verfolgen, ist unbrauchbar — und die Recherche kostet Kontingent.

Über die Übernahme aus einer Datei — genau wie bei Kontakten, mit denselben Regeln.

Was Sie vorbereiten sollten:

• Erste Zeile mit Spaltennamen, nichts darüber.
• Eine Zeile je Auftrag.
• Ort in einer eigenen Spalte, nicht in der Bezeichnung versteckt.
• Auftraggeber so schreiben wie im Bestand, sonst entstehen doppelte Firmen.
• Ansprechpartner mit Mailadresse, wenn Sie welche haben — dann landen sie gleich im Adressbuch.

Der Trockenlauf zeigt vor dem Übernehmen, was passieren wird. Nutzen Sie ihn immer, besonders beim ersten Mal; er zählt dasselbe wie der echte Lauf.

Und die Frage vorher: Brauchen Sie wirklich alle? Eine Datei mit vierhundert Zeilen aus einem Portal enthält meist zweihundert, die nicht zu Ihnen passen. Filtern Sie in der Datei, bevor Sie einlesen — das ist schneller als hinterher aufräumen.

Ging etwas schief, nimmt „Import rückgängig“ den ganzen Lauf zurück.

Früher, als die meisten es tun — und am Telefon, nicht per Mail.

Ein brauchbarer Rhythmus nach einem Angebot:

• Nach drei bis fünf Tagen: kurzer Anruf, ob alles angekommen und verständlich ist.
• Nach zwei Wochen: nachfragen, wie der Stand der Entscheidung ist.
• Danach: einmal im Monat, bis es eine Antwort gibt — oder bis Sie es auf verloren setzen.

Was Sie im Gespräch herausfinden wollen, ist nicht „ja oder nein“, sondern was gerade fehlt: eine Information, eine Freigabe, ein Budget, ein Termin. Darauf können Sie reagieren, auf ein „wir melden uns“ nicht.

Und halten Sie das Ergebnis in den Notizen fest. Beim dritten Anruf ist das der Unterschied zwischen einem Gespräch, das anknüpft, und einem, das von vorn anfängt.

Den Stand setzen, nicht löschen.

Warum sie wertvoll bleiben:

• Sie zeigen, was ein Kunde braucht. Wer vor einem Jahr eine Website wollte, braucht vielleicht jetzt einen Shop.
• Sie sind der beste Anlass, sich zu melden: „Wie läuft es mit dem, was wir damals gemacht haben?“
• Sie belegen Ihre Erfahrung in einem Bereich — nützlich für das nächste Angebot.
• Verlorene Aufträge sagen, warum Sie nicht zum Zug kamen. Wenn dreimal der Preis genannt wurde, ist das eine Information über Ihr Angebot, nicht über den Zufall.

Was Sie sofort tun sollten, wenn ein Auftrag durch ist:

1. Stand ändern, damit die offene Liste wieder stimmt.
2. Notiz: wie ausgegangen, aus welchem Grund, zu welchen Konditionen.
3. Wiedervorlage in drei Monaten beim Kunden.

Der dritte Punkt ist der, der Folgeaufträge bringt, und der, den fast alle vergessen.

Über den gemeinsamen Bestand — mit zwei Absprachen, die Sie einmal treffen sollten.

Erstens: Wer führt einen Auftrag? Legen Sie das fest und halten Sie es in den Notizen oder über eine Wiedervorlage auf eine Person fest. Ein Auftrag, für den sich alle zuständig fühlen, wird von niemandem nachgefasst.

Zweitens: Wann wird der Stand geändert? Am besten sofort, von dem, der das Gespräch geführt hat. Der Verlauf in der Akte zeigt ohnehin, wer wann was geändert hat — das ist keine Kontrolle, sondern die Antwort auf „Wer hat hier zuletzt mit wem gesprochen?“.

Praktisch hilfreich:

• Wiedervorlagen einer Person zuordnen, nicht ins Leere legen.
• Notizen in ganzen Sätzen. „Mail an FK“ versteht in vier Wochen niemand mehr, auch nicht der, der es geschrieben hat.
• Vor dem Urlaub die eigenen offenen Aufträge durchgehen und übergeben.

Mehr, als die meisten nutzen — und es ist die Grundlage für Ihre Akquise:

• Welcher Kunde fragt regelmäßig an? Das sind Ihre wichtigsten Beziehungen, unabhängig vom einzelnen Auftrag.
• Welche Quelle liefert? Eigene Akquise, Empfehlung, Auftragssuche — mit sehr unterschiedlicher Ausbeute je aufgewendeter Stunde.
• Wie hoch ist Ihre Trefferquote? Gewonnene gegen alle entschiedenen. Wenn sie sehr hoch ist, bieten Sie vielleicht zu billig an; wenn sie sehr niedrig ist, bewerben Sie sich auf das Falsche.
• Wie lange dauert eine Entscheidung? Die Zahl, mit der Sie Ihre Auslastung planen.

Damit das funktioniert, brauchen Sie drei Dinge gepflegt: Stand, Quelle und Volumen — und das Datum, an dem etwas entschieden wurde.

Das sind drei Klicks je Auftrag, und der Unterschied zwischen einem Auftragsbestand und einer Ablage.

Über das Adressbuch, nicht über den Auftrag. Aus einer Auftragsakte geht keine Mail hinaus.

Der Weg:

1. Kontakte öffnen und nach dem Schlagwort filtern — „Auftragssuche“ für Adressen aus der Recherche, „Auftrags-Import“ für Adressen aus einer übernommenen Datei.
2. Die Auswahl prüfen. Nicht jeder Ansprechpartner aus einer Ausschreibung ist jemand, den man anschreiben darf.
3. Kampagne anlegen wie jede andere.

Was Sie dabei nicht vergessen dürfen: Die Frage, ob Sie schreiben dürfen, beantwortet nicht das Schlagwort, sondern das Werberecht. Eine Adresse, die in einer öffentlichen Ausschreibung steht, ist deshalb noch keine Einladung zur Werbung.

Der Vorteil dieses Umwegs: Abmeldungen, Sperrliste und Zustellbarkeit greifen für alle Empfänger gleich — egal, aus welchem Auftrag sie einmal gekommen sind.

Einmal hart durchgehen — und danach die Gewohnheit ändern, die dahin geführt hat.

Der Durchgang, in dieser Reihenfolge:

1. Alles, was älter als drei Monate ist und keinen Verlauf hat, auf verloren oder abgeschlossen setzen. Das ist meist die Hälfte.
2. Dubletten zusammenführen — Notizen in die verbleibende Akte übernehmen, die andere schließen.
3. Bei den übrigen den Stand prüfen und je eine Wiedervorlage setzen.

Was danach übrig bleibt, ist Ihre echte Arbeitsliste. Sie ist kürzer, als es sich vorher angefühlt hat, und das ist der Punkt.

Die Gewohnheit dahinter: Nichts speichern, was Sie nicht verfolgen wollen. Besonders bei der Auftragssuche ist die Versuchung groß, alles Interessante mitzunehmen. Ein Treffer, den Sie in dieser Woche nicht anrufen, gehört nicht in die Liste.