▥Aufträge

Für alles, woran Sie arbeiten oder arbeiten wollen: eine Anfrage, ein Angebot, ein laufendes Projekt, eine Ausschreibung. Ein Auftrag ist die Akte zu einem Vorhaben — mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Stand, Frist und Volumen.

Ein Kontakt beantwortet die Frage „Wen kenne ich?“. Ein Auftrag beantwortet die Frage „Woran arbeite ich gerade, und was steht als Nächstes an?“.

Aufträge entstehen auf drei Wegen: von Hand, aus einer Datei oder aus der Auftragssuche.

Auf drei Wegen:

• Einzeln anlegen über „+ Neuer Auftrag“ — für das Vorhaben, von dem Sie gerade erfahren haben.
• Aus einer Datei: „↑ Aufträge übernehmen“ über der Liste öffnet die Datenübernahme. Derselbe Ablauf wie bei den Kontakten, mit Trockenlauf, bevor etwas geschrieben wird.
• Aus der Auftragssuche — ein gefundener Treffer wird mit einem Klick zum Auftrag, samt Ansprechpartner.

Mehr braucht es nicht: Bezeichnung und Auftraggeber genügen für den Anfang, alles andere lässt sich später in der Akte ergänzen.

Ab Werk alle offenen Aufträge — also das, woran gerade gearbeitet wird. Abgeschlossene und verlorene sind ausgeblendet, bis Sie den Filter umstellen.

Zur Verfügung stehen:

• Ein Suchfeld über Auftrag, Auftraggeber, Ort und Ansprechpartner gleichzeitig. Gesucht wird im gesamten Bestand, nicht nur in den angezeigten Zeilen.
• Filter nach Stand (alle offenen, gewonnen, verloren, abgeschlossen …) und nach Quelle.
• „Weitere laden“, wenn die Liste lang ist.

Das Kürzel g s springt von überall in die Auftragsliste.

Alles zu einem Vorhaben an einem Ort:

• Der Stand ganz oben — er wird sofort gespeichert, ohne eigenen Speichern-Knopf.
• Angaben: Bezeichnung, Auftraggeber, Ort, Quelle, Link zur Quelle, Frist, Zeitraum und Volumen.
• Notizen — Ihr Freitext zum Vorgang.
• Beschreibung aus der Quelle — der Originaltext, wenn der Auftrag aus einer Datei oder aus der Auftragssuche stammt.
• Ansprechpartner mit „→ Kontakt“ und einem Formular, um weitere hinzuzufügen.
• Wiedervorlagen zu diesem Auftrag.
• Verlauf — was wann geändert wurde und von wem.

Was es in der Akte nicht gibt: Mailversand, Abmeldungen und Kategorien. Geschrieben wird aus den Kontakten und Kampagnen heraus, nicht aus dem Auftrag.

Er sagt, wo das Vorhaben steht — von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Der Stand steuert zweierlei: was in der Liste standardmäßig erscheint und was Ihre Auswertungen zählen.

Die Auswahl steht ganz oben in der Akte und wird sofort gespeichert. Ein Klick genügt; es gibt keine Rückfrage.

Pflegen Sie ihn ehrlich, auch wenn ein Auftrag verloren ist. Eine Liste, in der alles „offen“ steht, ist nach acht Wochen wertlos — und die Frage „Wie viel habe ich eigentlich gewonnen?“ lässt sich dann nicht mehr beantworten.

Für die drei Fragen, die bei jedem Auftrag zuerst kommen:

• Frist — bis wann muss etwas abgegeben, angeboten oder entschieden sein. Das ist die Angabe, wegen der man einen Auftrag verliert, wenn sie fehlt.
• Zeitraum — wann die Arbeit stattfindet. Wichtig, sobald mehrere Vorhaben um dieselben Wochen konkurrieren.
• Volumen — was der Auftrag wert ist. Erst damit lässt sich eine Liste nach Bedeutung sortieren statt nach Eingangsdatum.

Tragen Sie lieber eine grobe Schätzung ein als gar nichts. Ein Volumen „etwa“ ist für jede Auswertung besser als ein leeres Feld, und niemand wird auf die Schätzung festgenagelt.

Eine Frist ersetzt keine Erinnerung: Legen Sie zusätzlich eine Wiedervorlage an, sonst merkt es niemand.

Über eine Wiedervorlage direkt in der Akte. Sie trägt den Bezug zum Auftrag und zum Kontakt, taucht in Ihrer Wiedervorlagenliste auf und verlinkt von dort zurück auf den Auftrag.

Wann sich das lohnt — eigentlich immer, mindestens aber:

• Nach dem Angebot, ein paar Tage später.
• Vor der Frist, mit genug Vorlauf, um noch etwas zu tun.
• Nach dem Abschluss, um nach der Zufriedenheit zu fragen und den Folgeauftrag anzusprechen.

Der dritte Punkt ist der, den fast alle vergessen, und der, der Folgeaufträge bringt.

Jeder Auftrag hat Ansprechpartner — die Menschen, mit denen Sie darüber sprechen. Sie stehen in der Akte, und „→ Kontakt“ führt zur vollständigen Kontaktakte.

Umgekehrt zeigt die Kontaktakte den Reiter „Aufträge“ mit der Anzahl, getrennt nach offen und abgeschlossen. Er erscheint nur, wenn es Verknüpfungen gibt.

Tragen Sie einen Ansprechpartner mit Mailadresse ein, entsteht daraus bei Bedarf ein Kontakt. Aurora Hive Sales prüft dabei, ob es die Adresse schon gibt: Dieselbe Mailadresse legt keinen zweiten Kontakt an. Ohne Mailadresse wird über Vor-, Nachname und Firma verglichen.

Damit lassen sich Ansprechpartner aus Aufträgen später gezielt in eine Kampagne nehmen — über das Adressbuch, nicht über den Auftrag.

Mit einem Klick auf „Als Auftrag speichern“ an einem Treffer. Daraus entsteht zweierlei auf einmal:

1. Ein Auftrag mit Bezeichnung, Auftraggeber, Ort, Link zur Quelle und der Beschreibung aus der Anzeige. Als Quelle steht dort „Auftragssuche (…)“ mit dem Namen der Fundstelle.
2. Ein Kontakt für den Ansprechpartner, sofern die Anzeige einen nennt. Er bekommt das Schlagwort „Auftragssuche“ — daran erkennen Sie später, woher diese Adressen stammen, und können sie gezielt in eine Kontakt-Kampagne nehmen.

Oben in der Trefferliste zählt Aurora Hive Sales mit, wie viele Sie gespeichert haben, und verlinkt mit „→ Aufträge ansehen“ direkt in die Liste.

Gab es den Kontakt schon, wird kein zweiter angelegt — leere Felder werden gefüllt, vorhandene bleiben stehen. War er gelöscht, kommt er mit seinem bisherigen Verlauf zurück; im Verlauf steht dann, worüber er wiederhergestellt wurde.

Steht die Adresse auf der Sperrliste, wird der Auftrag gespeichert, der Kontakt aber nicht.

Über „↑ Aufträge übernehmen“ über der Liste. Der Ablauf ist derselbe wie bei Kontakten: Datei auswählen, Spalten zuordnen, Trockenlauf ansehen, übernehmen.

Erkannt werden Spalten wie Auftrag, Auftraggeber, Ort, Link zur Quelle, Frist, Zeitraum und Volumen; eine Musterdatei steht zum Herunterladen bereit.

Stehen in der Datei auch Ansprechpartner, passiert zweierlei: Sie landen in der Auftragsakte und im Adressbuch, mit dem Schlagwort „Auftrags-Import“. Entdubliziert wird über die Mailadresse, ohne Mailadresse über Telefon, Name und Firma.

Der Trockenlauf zählt genau das, was der echte Lauf tut — auch die Ansprechpartner. Ein zweiter Lauf derselben Datei legt nichts doppelt an, und „Import rückgängig“ nimmt Aufträge und Ansprechpartner wieder zurück.

Gesperrte Adressen werden übergangen; der Bericht sagt, wie viele Zeilen das betraf.

Es hält fest, woher ein Auftrag kam — eigene Erfassung, eine Datei, die Auftragssuche, ein bestimmtes Portal, eine Empfehlung.

Der Nutzen zeigt sich nach ein paar Wochen: Wenn Sie wissen wollen, welche Quelle brauchbare Aufträge liefert und welche nur Rauschen, ist das die einzige Angabe, mit der sich das beantworten lässt. Ohne sie sieht jeder Auftrag gleich aus.

Daneben steht der Link zur Quelle. Er führt zurück zur Ausschreibung oder Anzeige — praktisch, wenn Wochen später jemand fragt, was genau gefordert war. Der Link muss mit http oder https beginnen, sonst wird er abgelehnt.

In der Firmenakte. Dort steht „N Aufträge“ und darunter die Liste, zusammen mit den Kontakten, der Historie und den Links zu den Portalen der Firma.

Das ist die Ansicht für das Kundengespräch: Wer regelmäßig anfragt, sieht man hier auf einen Blick — und wer seit einem Jahr nicht mehr.

Außerdem finden Sie Aufträge über die Schnellsuche (das Symbol mit der Aktentasche, mit dem Stand als Plakette) und als Kachel und Diagramm auf der Übersicht.

Nein. Aus der Auftragsakte geht keine Mail hinaus — dort gibt es weder einen Sendeknopf noch Abmeldungen je Auftrag.

Geschrieben wird über die Kontakte und die Kampagnen. Der Weg dorthin führt über den Ansprechpartner: „→ Kontakt“ in der Akte, dann von dort aus schreiben oder den Kontakt in eine Kampagne nehmen.

Warum das so ist: Eine Mail gehört zu einem Menschen, nicht zu einem Vorhaben. Nur so greifen Abmeldungen, Sperrlisten und Zustellbarkeitsregeln zuverlässig — und niemand bekommt dieselbe Nachricht dreimal, weil er in drei Aufträgen steht.

Mit einem festen Blick alle zwei Wochen — Aufträge altern schneller als alles andere im System.

Was zu prüfen ist:

• Ist das Vorhaben noch aktuell? Ein Anruf klärt das und ist gleichzeitig Kundenpflege.
• Hat sich etwas geändert? Umfang, Frist, Ansprechpartner.
• Stimmt der Stand noch?

Und die harte Regel: Was älter als drei Monate ist und nicht bestätigt wurde, ist wahrscheinlich weg. Setzen Sie es auf verloren oder abgeschlossen, statt es offen stehen zu lassen.

Der Nebeneffekt der Prüfung: Sie sprechen alle zwei Wochen mit Ihren Auftraggebern. Das ist die beste Kundenpflege, die es gibt.

Mehr, als die meisten nutzen — und es ist die Grundlage für Ihre Akquise:

• Welcher Kunde fragt regelmäßig an? Das sind Ihre wichtigsten Beziehungen, unabhängig vom einzelnen Auftrag.
• Welche Art von Vorhaben kommt am häufigsten? Sagt Ihnen, worauf Sie sich einrichten sollten.
• Welche Quelle liefert? Auftragssuche, Empfehlung, eigene Akquise — mit sehr unterschiedlicher Ausbeute.
• Wie viel steht offen, wie viel ist gewonnen? Die Zahl, nach der eine Geschäftsführung als Erstes fragt.

Damit das funktioniert, brauchen Sie drei Dinge gepflegt: Stand, Quelle und Volumen.

Das sind drei Klicks je Auftrag, und der Unterschied zwischen einem Auftragsbestand und einer Ablage.

Das passiert, wenn dasselbe Vorhaben aus zwei Quellen kommt — einmal aus einer Datei, einmal aus der Auftragssuche, und die Schreibweise des Auftraggebers oder die Bezeichnung weicht ab.

Aus der Auftragssuche kann das nicht passieren: Jeder Treffer trägt eine Kennung seiner Fundstelle, ein zweiter Lauf erkennt ihn wieder und legt ihn nicht erneut an. Ein Auftrag aus einem Portal und derselbe Auftrag aus einer Datei sind für Aurora Hive Sales dagegen zwei verschiedene Dinge.

Räumen Sie es auf, sobald es auffällt: Den überflüssigen Eintrag auf abgeschlossen setzen oder löschen und die Notizen in den verbleibenden übernehmen. Zwei Akten zu einem Vorhaben heißt zwei halbe Historien.

Sie heißen jetzt Aufträge. Der Bereich ist derselbe geblieben, aber breiter: Er passt für ein Projekt, eine Ausschreibung oder eine Anfrage genauso wie für eine offene Position.

Was sich dabei geändert hat:

• Der Menüpunkt heißt „Aufträge“, alte Lesezeichen auf die Stellenliste führen dorthin weiter.
• Neue Felder: Frist, Zeitraum und Volumen.
• Weggefallen: der Mailversand aus der Akte, die Abmeldung je Stelle und die Kategorien.
• Der Stellenversand mit Duplikatprüfung ist ein eigener Bereich, der nicht zum normalen Leistungsumfang gehört. Sehen Sie ihn in Ihrem Menü nicht, ist er für Ihre Installation nicht freigeschaltet.

Ihre vorhandenen Daten bleiben erhalten — dieselben Akten, derselbe Verlauf, neuer Name.